Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

1. Pengertian Sistem

Sistem adalah komponen/elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan yang utuh. Suatu sistem mempunyai karakteristik, Edhy Sutanta (2003:4-6), menyatakan karakteristik dari suatu sistem, sebagai berikut :

a. Mempunyai komponen (components)

b. Mempunyai batas (boundry)

c. Mempunyai lingkungan (environments)

d. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen

e. Mempunyai masukan (input)

f. Mempunyai keluaran (output)

g. Mempunyai pengolahan (processing)

h. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

i. Mempunyai kendali (control)

j. Mempunyai umpan balik (feed back)

2. Pengertian Informasi

Sumber dari informasi adalah data. data adalah “bahan baku” yang harus diolah sedemikian rupa hingga berubah sifatnya menjadi informasi. Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolahan.

Teknologi informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menghasilkan informasi. Teknologi informasi terdiri dari teknologi komputer (computing technology) dan teknologi komunikasi (communication technology) yang digunakan untuk memproses dan menyebarkan informasi baik itu yang bersifat finansial atau non finansial (Bodnar dan Hopwood, 1995).

Menurut Atin Hafidiah dan Dusan Sumartayaalam (2003:51-52), nilai informasi didasarkan pada sepuluh sifat sebagai berikut:

a. Mudahnya dapat diperoleh (accesbility).

b. Sifat dan luasnya (comprehensive).

c. Ketetelitian (accuracy). 

d. Kecocokan (appropriateness). 

e. Ketepatan waktu (timeless).

f. Kejelasan (clarify).

g. Keluwesan (fleksibiliy).

h. Dapat dibuktikan/dicocokan (variability). 

i. Tidak mengandung prasangka, tidak ada keinginan untuk menghasilkan atau mengubah 

        informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan atau ditentukan 

        sebelumnya.

j. Dapat diukur (measurement)

Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk mengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. 

Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya (Sutono, 2007).

3. Pengertian manajemen.

Siagian (1989:5) manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesutatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan -kegiatan orang lain. 

4. Pengertian Komputer

Komputer berasal dari bahasa latin Computare yang mengandung arti menghitung. Karena luasnya bidang garapan ilmu komputer, para pakar dan peneiiti sedikit berbeda dalam mendefinisikan terminologi komputer. 

Menurut Hamacher komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan program yang tersimpan di memorinya, dan menghasilkan output berupa informasi. 

Blissmer mengatakan bahwa, komputer adalah suatu alat eiektonik yang mampu melakukan beberapa tugas sebagai berikut: menerima input, memproses inputtadi sesuai dengan programnya, menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan, menyediakan output dalam bentuk informasi. 

Sedangan Fuori berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan  aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

Dalam SIM, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber daya tersebut ditambah dengan sumber daya berupa informasi. Proses manajemen dapat dilakukan dalam tiga tingkatan kegiatan manajemen, yaitu: 1). perencanaan strategis, 2). perencanaan taktis dan pengendalian manajemen, dan 3). perencanaan dan pengendalian operasional.

Raymond McLeod Jr (1996:54) mengemukakan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. 

Sedangkan menurut Komaruddin dalam Effendy (1989:111) SIM adalah pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.

B. Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

Sistem informasi manajemen berbasis komputer dalam organisasi sangat penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut, karena setiap kebijakan atau keputusan yang diambil jika didasarkan pada informasi yang akurat dan relevan akan menghasilkan kebijakan atau keputusan yang baik.

Menurut O'Brien dan Marakas (2009) tujuan dari sistem informasi manajemen adalah: menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan Iain yang diinginkan manajemen; menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan; menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Artikel ini menyoroti Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer dengan berfokus pada peranan sistem informasi manajemen berbasis komputer, yaitu peran SIM sebagai pendukung kegiatan operasional, penunjang kinerja organisasi, pendukung dalam pengambilan keputusan dan penyalur informasi.

Tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer  yaitu sebagai pendukung kegiatan operasional, penunjang kinerja organisasi, pendukung dalam pengambilan keputusan dan penyalur informasi. 

Adapun kegunaan/ fungsi dari SIM itu sendiri sebagaimana yang dikemukakan oleh Asri Siahaan (2009) yaitu :

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para 

        pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi 

        secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi 

        dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktifitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

Materi Selengkapnya : Unduh

C. Unsur-Unsur Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

1. Perangkat Keras

Perangkat keras peralatan fisik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan mengeluarkan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi.

2. Perangkat Lunak

Perangkat lunak sekumpulan program- program dari komputer yang digunakan untuk menjalankan komputer atau aplikasi tertentu pada komputer.

3. Brainware

Brainware merupakan sumber daya manusia atau kita sendiri yang memiliki, membangun dan menjalankan system informasi manajemen. Istilah orang disini bukan sembarang orang dalam arti wujudnya orang akan tetapi orang yang memiliki kompotensi (ilmu pengetahuan dan keterampilan atau keahlian).

Atau aspek manusia atau orang yang menangani proses komputerisasi. Aspek manusia sangat penting sebab akurat tidaknya suatu informasi yang dihasilkan komputer sangat dipengaruhi oleh faktor manusia yang menangani unsur perangkat keras maupun unsur perangkat lunak.

4. Prosedur

Prosedur melakukan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama.

5. Basis data

Basis data bisa didefinisikan sebagai sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan proses pencarian informasi.

6. komunikasi data dan jaringan komputer.

D. Mekanisme kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

Pada sistem informasi ini tiga komponen akan saling berkeja sama untuk membuat atau menginput data yaitu: 

1. Proses input data yang dimana merupakan kegiatan perpindahan atau memindahkan data 

        untuk masuk ke sistem yang ada pada komputer agar data bisa digunakan dan disimpan

        melalui pengimpanan yang akan kita muat dalam bentuk file.

2. Pemprosesan data merupakan proses pengolahan yang akan dimuat dalam bentuk informasi .

3. Proses menghasilkan output berupa produk informasi dan sekumpulan data yang dikelola 

        menjadi nilai yang menghasilkan infomasi.

Sebuah sistem informasi manajemen, baik sistem informasi manual maupun yang dilengkapi dengan perlengkapan sistem komputer memiliki komponen dasar yang sama.

E. Implementasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer

1. Analisis terhadap metodologi dan proses implementasi aplikasi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berbasis Komputer Rumah Sakit (RS).

Menunjukan bahwa kesuksesan implemenasi SIMRS ini tidak terlepas dari adanya sistem perangkat lunak SIMRS yang baik dan sangat cocok dengan situasi dan kondisi di lapangan (RSUD). Dalam arti, perangkat lunak ini sangat fleksibel, dimana fitur, modul dan sub modulnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan RSUD setempat. 

Aplikasi SIMRS yang fleksibel dan cocok ini membuat keperjaan di lapangan, seperti customization pre configure module, instalasi, setup hardware/software dan networking menjadi sangat lancar. Implementasi aplikasi SIMRS ini menyebabkan perubahan manajemen dan struktur organisasi yang lebih sesuai dengan sistem Modul SIMRS. Struktur organisasi RSUD ini terdiri dari dua fungsi utama, yakni fungsi “Bisnis” dan fungsi “Klinis.” Fungsi bisnis langsung mengepalai bagian “Pelayanan” dan “Manajemen,” sedangkan “Klinis” khusus mengangani pelayanan “Rekaman Medis.” 

Bagian pelayanan pengepalai tiga bagian di bawahnya lagi, yakni bagian pendaftaran (admission), Penjulanan farmasi, dan billing jasa. Kemudian bagian manajemen langsung mengepalai lima bagian di bawahnya, yakni bagian persediaan (inventory), keuangan, akuntansi, administrasi users, dan sumber daya manusia atau kepegawaian  .

2. Implementasi sistem informasi manajemen berbasis komputer di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau.

Salah satu upaya yang dilakukan Pemerintah Kabupaten Berau dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pihak masyarakat khususna dalam hal memberikan informasi yang bermanfaat yang dibutuhkan pihak masyarakat.Sistem informasi manajemen memiliki peranan penting dalam keberlangsungan instansi-instansi pemerintahan khususnya di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau dalam menyajikan hingga pada proses penyaluran sebuah informasi. Sistem informasi manajemen mampu menciptakan penghematan dalam setiap kegiatan operasional yang dilakukan pihak pemerintah baik dari segi waktu, biaya serta tenaga para pegawainya. Dengan adanya sistem informasi manajemen juga merupakan salah satu upaya yang efektif dalam rangka meningkatkan kinerja para pegawai di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau, karena setiap pegawai secara langsung berhadapan dengan sistem komputer yang kemudian didukung dengan kemampuan dan keterampilan yang baik pula dalam mengoperasikan sistem komputer. Selain itu pihak pemerintah juga dapat dengan mudah dan lebih cepat dalam mendistribusikan sebuah informasi kepada pihak masyarakat. Dan yang terpenting adalah sistem informasi manajemen yang baik dapat menghasilkan sebuah informasi yang akurat, tepat dan cepat.

Faktor penghambat dalam implementasi sistem informasi manajemen berbasis komputer di lingkungan Kantor Bupati Kabupaten Berau ini adalah masih terbatasnya kemampuan dan keterampilan beberapa pihak pegawai dalam mengoperasikan sistem-sistem komputer, sehingga pihak pemerintah harus lebih giat lagi memberikan pelatihan dan pendidikan kepada setiap pegawainya yang belum menguasai kemampuan dan keterampilan mengoperasikan sistem komputer dengan baik. Selain itu, masih minimnya pengetahuan masyarakat dalam memanfaatkan kemajuan dunia internet juga merupakan salah satu faktor yang dapat menghambat proses implementasi sistem informasi manajemen tersebut secara maksimal.